บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

ความหมายของสำนักงาน

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

สำนักงาน ( Workplace ) หมายถึง  ที่ตั้งของหน่วยงานหรือสถานที่ทำงาน  ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร  มีหน้าที่สำคัญในการเป็นศูนย์กลางของข้อมูล  การให้บริการ  การวิเคราะห์ข้อมูล  การตัดสินใจ  และการเป็นที่ปรึกษา  มีขนาดใหญ่หรือเล็กขึ้นอยู่กับภาระหน้าที่ของสำนักงานนั้นๆเป็นสิ่งสำคัญ

วัตถุประสงค์ของสำนักงาน

วัตถุประสงค์ของสำนักงาน  คือ  การให้บริการที่รวดเร็วในด้านต่างๆ  และ  การลดค่าใช้จ่าย  คุณภาพที่ดี  โดยรวมแล้ว  ดังนี้

1.เพื่อปรับปรุงระบบงานให้ทันสมัย  ไม่จำเจ  บรรยากาศน่าอยู่ยิ่งขึ้น

2.บริการได้รวดเร็ว  สามารถใช้เบ็ดเสร็จในจุดเดียว ( One Stop Service )

3.มีความน่าเชื่อถือของอค์กรณ์  ทั้งภายนอกและภายใน  เพื่อการไม่วิตกด้านความก้าวหน้า

4.  เพื่อประหยัดงบประมาณ  และทรัพยากร

5.  เพื่อคุณภาพขององค์กรณ์  ให้มีคุณภาพเพื่อความมั่นคงและยั่งยืน


ประเภทของงานในสำนักงาน

แบ่งออกเป็น 4 ประเภทใหญ่ๆดังนี้

1.งานระเบียน  ผลิตเอกสารๆต่างๆ  หรือบันทึกรายงานต่างๆ  เช่น  จดหมาย  หนังสือเวียน  ฯลฯ  โดยต้องมีการจัดเก็บทำสำเนาไว้อย่างดี

2.งานคำนวณ  การคำนวณด้านต่างๆ  เช่น  งานสถิติ  ตรวจสอบต้นทุน  วิเคราะห์ตัวเลขต่างๆ

3.งานประเภทจัดเก็บเอกสาร  การเก็บให้ค้นหาง่าย  ปลอดภัย  สะดวกต่อการใช้งาน

4.งานติดต่อการแลกเปลี่ยนความรู้และข้อคิดเห็นในองค์กรแบ่งเป็น สองอย่างคือ  ติดต่อบุคคลภายในและภายนอก

บทบาทของสำนักงาน

บทบาทสำคัญหลักๆได้แก่
-การสร้างข้อมูล
-การรวบรวมข้อมูล
-การอ่านและแปลความหมายข้อมูล
-การเขียน
-การบันทึก
-การแบ่งประเภทข้อมูล
-การคำนวณ
-การเปรียบเทียบ
-การส่งข้อมูล
-การเก็บรักษาข้อมูล
-การนำเอกสารกลับมาใช้
-การทำลาย

เพื่อเป็นการให้สะดวก  เป็นระบบและระเบียบ  จึงจัดแผนกเพื่อให้ครอบคลุมกับงานทุกประเภท

คุณสมบัติของผู้บริหาร

ผู้บริหารต้องมีความรู้หลักของทุกแผนกในองค์กร  และมีคุณสมบัติเป็นผู้นำ  มีไหวพริบ  ผู้ความรับผิดชอบ  ผู้มองการณ์ไกล  มีความเข้าใจเกี่ยวกับองค์กรณ์เป็นอย่างดี  สามารถวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาได้  สามารถทำงานแทนพนักงานได้แทบทุกเรื่อง
บุคลากรในสำนักงาน

พนักงานในการทำงานด้านต่างๆ  อยู่ในสำนักงาน  เช่น  พนักงานเกี่ยวกับเอกสาร   พนักงานจัดทำบัญชี  พนักงานโต้ตอบเอกสาร  ฯลฯ

กิจกรรมในสำนักงาน  

งานในสำนักงานมีขอบเขตที่กว้างขวาง  พอสรุปได้ว่ามีงานหลัก 7 ประการ  คือ

1.จัดรูปแบบสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ
2.จัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกทางกายภาพในสำนักงานให้พอเพียง
3.กำหนดรายละเอียดประกอบการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน
4.จัดให้มีเครื่องมือติดต่อสื่อสารและการให้บริการอย่างเพียงพอ
5.รักษาสัมพันธภาพอันดีระหว่างนายจ้างและลุกจ้าง
6.วิเคราะห์และปรับปรุงวิธีปฏิบัติงานในสำนักงาน
7.การควบคุมงานในสำนักงาน